RUMUS FUNGSI QUERY MICROSOFT ACCESS

Pengertian Query 

Query adalah semacam kemampuan untuk menampilkan suatu data dari database dimana mengambil dari table-tabel yang ada di database, namun tabel tersebut tidak semua ditampilkan sesuai dengan yang kita inginkan. data apa yang ingin kita tampilkan.

1. Query adalah suatu extracting data dari suatu database dan menampilkannya untuk “pengolahan” lebih lanjut.
2. Query adalah pertanyaan atau permintaan informasi tertentu dari sebuah basisdata yang ditulis dalam format tertentu.
3. Query adalah perintah-perintah untuk mengakses data pada sistem basis data.
4. Query adalah merupakan bahasa untuk melakukan manipulasi terhadap database, yang telah distandarkan dan lebih dikenal dengan nama Structured Query Language (SQL).

Bahasa query (query language) adalah bahasa khusus yang digunakan untuk melakukan query pada basis data.

Contoh penggunaan bahasa query adalah:

SELECT ALL WHERE kota=”Yogyakarta” AND umur<40.

Query tersebut meminta semua record dari basis data yang sedang digunakan (misalkan basisdata konsumen) yang bertempat tinggal di Yogyakarta dan berumur lebih dari 40 tahun (kota dan umur adalah nama field yang telah didefinisikan). Standar bahasa query yang banyak digunakan adalah SQL (structured query language). Metode ini paling rumit tetapi paling fleksibel dibandingkan metode query yang lain, query dengan parameter yang telah tersedia dan query by example.

Manfaat Query

1. Menampilkan data-data tertentu pada suatu table, contohnya kita hanya ingin melihat data pada table barang yang kode barangnya “B001”
2. Menampilkan data dari dua table atau lebih dengan syarat anatr table itu ada field yang berhubungan. Contohnya kita ingin melihat Nomor Faktur “F0001” itu siapa pemiliknya. Di sini kita mengambil data dari  table Header Penjualan dan Table Karyawan, Sebagai penghubungnya adalah field NIK.
3. Dapat melakukan operasi perhitungan.

Query dibedakan menjadi 2, yaitu :

1. Untuk membuat/mendefinisikan obyek-obyek database seperti membuat tabel, relasi dan sebagainya. Biasanya disebut dengan Data Definition Language (DDL).
2. Untuk memanipulasi data, yang biasanya dikenal dengan Data Manipulation Language (DML).

Jenis Query di Access

• Select query

Sebuah select query adalah jenis query yang paling umum. Query ini mengambil data dari satu atau lebih tabel dan menampilkan hasilnya dalam datasheet dimana Anda dapat mengupdate record (dengan beberapa pembatasan). Anda juga dapat menggunakan select query untuk membuat mengelompokkan data dan menghitung jumlah dengan sum, menghitung dengan count, menghitung rata-rata, dan menghitung total.

• Parameter query

Sebuah query parameter adalah bahwa ketika query dijalankan akan menampilkan kotak dialog yang meminta Anda untuk mengisi parameter atau nilai variabel, seperti kriteria untuk mengambil record atau nilai yang ingin Anda masukkan dalam lapangan. Anda dapat merancang query yang meminta Anda untuk memesukkan lebih dari satu informasi, misalnya, Anda dapat merancang parameter query untuk dua tanggal. Akses kemudian dapat mengambil semua record yang berada diantara dua tanggal.

• Crosstab query

Anda menggunakan crosstab query untuk menghitung dan restrukturisasi data agar analisis data lebih mudah. Crosstab query menghitung jumlah sum, rata-rata, jumlah count, atau jenis lain dari total data yang dikelompokan oleh dua jenis informasi – satu di sisi kiri dari datasheet dan yang lain di bagian atas.

• Action query

Sebuah action query adalah query yang membuat update pada banyak record hanya dalam satu operasi. Ada empat jenis action query:

1. Delete Queries Sebuah delete query menghapus sekelompok record dari satu atau lebih tabel. Sebagai contoh, Anda bisa menggunakan delete query untuk menghapus produk yang dihentikan atau yang tidak ada dalam order. Dengan delete query, Anda selalu menghapus keseluruhan record, bukan hanya fileds yang dipilih dalam record. 
2. Update Query Sebuah update query membuat perubahan menyeluruh untuk sekelompok record dalam satu atau lebih tabel. Sebagai contoh, Anda dapat menaikkan harga sebesar 10 persen untuk semua produk susu, atau Anda dapat menaikkan gaji sebesar 5 persen untuk orang dalam kategori pekerjaan tertentu. Dengan update query, anda dapat mengubah data dalam tabel yang ada.
3. Append Query Append query menambahkan sekelompok record dari satu tabel atau lebih pada akhir satu atau lebih tabel. Sebagai contoh, misalkan Anda mendapatkan beberapa pelanggan baru dan database berisi tabel informasi tentang pelanggan tersebut. Untuk menghindari mengetik semua informasi ini ke dalam database Anda sendiri, Anda dapat menambahkan pada tabel Pelanggan Anda. 
4. Make-Table Query Make-table query dapat membuat tabel baru dari seluruh atau sebagian dari data dalam satu atau lebih tabel. Membuat-tabel query sangat membantu untuk menciptakan tabel untuk ekspor ke Microsoft Access database lain atau tabel history yang berisi catatan lama 

• SQL Queries, atau bisa juga disebut SQL specific queries 

adalah query yang dibuat secara langsung menggunakan bahasa SQL. Pada prinsipnya, semua query sebenarnya dibuat menggunakan bahasa SQL kendatipun dalam tampilannya sudah berbentuk visual (design view). Namun tidak semua query dapat dibuat secara langsung menggunakan mode visual ini. Khusus untuk SQL queries ini Anda hanya dapat membuatnya menggunakan bahasa SQL yang diketik langsung di mode SQL View. SQL queries ini dibagi lagi menjadi empat jenis, yaitu:

a.       Union Query, digunakan untuk menggabungkan beberapa field didalam beberapa table menjadi satu field.

b.      Pass-through Query, digunakan untuk menjalankan query dengan sumber data dari ODBC database, seperti SQL-Server, FoxPro, dan lain-lain. Dengan pass-through query, kita dapat langsung terkoneksi dengan sumber data tanpa harus membuat dahulu link-table nya. Pass-through query dapat juga digunakan untuk menjalankan stored procedures didalam SQL Server.

c.       Data-definition Query, digunakan untuk membuat structure table tanpa datanya, dimana structure table ini kita sendiri yang mendefinisikannya. Query ini dapat pula digunakan untuk menghapus, mengubah, dan menambahkan index kedalam tabel. Dilihat dari cara kerjanya, query jenis ini sebenarnya dapat dikelompokkan kedalam jenis action queries. Namun karena action queries umumnya dapat dibuat secara visual dan berhubungan dengan data secara langsung, dan data-definition query ini sebaliknya, maka ia dikelompokkan kedalam SQL Queries.

d.      Subquery, yaitu query yang terdiri dari query lainnya, seperti dari select queries, action queries atau bahkan dari subquery lagi.

Pembuatan Query

Membuat query didalam Access bisa dilakukan dengan tiga cara, yaitu:

• Menggunakan fasilitas wizard
  

• Secara design view
  

• Menggunakan kode SQL

Memasukkan rumus / fungsi pada acces
Kategori rumus dalam access :
1.Kategori Fungsi Arrays
2.Kategori Fungsi Convertion
3.Kategori Fungsi Date / Time
4.Kategori Fungsi Financial
5.Kategori Fungsi Inspection
6.Kategori Fungsi Math
7.Kategori Rumus Massages
8.Kategori Fungsi Logika
9.Kategori Fungsi SQL Aggregate
10.Kategori Fungsi Text

 Tombol operator access di expression builder

 
 + plus
- Minus
/ pembagian
* perkalian
& menggabungkan dua data text
= sama dengan
> lebih dari
<> tidak sama dengan
( ) mengelompokkan operasi matematika

Membuat rumus
Expression builder adalah fasilitas yang di sediakan access untuk menuliskan suatu rumus.
bentuk expression builder
beberapa hal yang harus diperhatikan sebelum bekerja menggunakan expression builder

1. Membuat file data base
2. Membuat table
3. Membuat query.

Untuk langkah – langkah selanjutnya. Read it now…. 

Membuat Query

Query adalah sebuah filter objek – objek data base yang baik dan serbaguna. Kamu dapat menggunakan query untuk memilih field yang ingin kamu lihat tanpa harus menyembunyikan kolom – kolom setiap kali kamu membuka datasheet. Kamu juga dapat menetapkan kolom – kolom yang perhitungsn yang terlihat seperti field – field sebenarnya, meskipun tidak di simpan dalam suatu table. ( rumus dan fungsi Microsoft access 2007, ANDI&MADCOMS )
1.Click menu Create pada toolbar, kemudian pilih Query Design.
Maka akan muncul kotak Show Table seperti di bawah ini,
Table : untuk menampilkan nama – nama table
Queries : untuk menampilkan nama – nama query
Both : untuk menampilkan Table dan Query

2.Click Add untuk menambahkan table yang kamu inginkan, kemudian click Close.
Kemudian masukkan field – field table ke dalam kisi QBE bagian bawah dengan cara Click tahan nama field, kemudian geser ke bagian fungsi QBE.
3.Click kanan pada kolom yang kosong di kisi QBE, pilih menu Build
maka akan muncul lembar kerja Expression Builder
Dalam kotak expresi di atas kamu bisa membangun rumus – rumus dengan kategori fungsi yang ada dalam Microsoft access, misalnya di atas di contohkan penggunaan fungsi if intuk mengisi field table jenis. Maka hasilnya sebagai berikut
Rumus untuk jenis
Jenis: IIf(Left([kode buku],4)="helt","kesehatan",IIf(Left([kode buku],3)="rlg","agama",IIf(Left([kode buku],3)="sci","ilmu alam",IIf(Left([kode buku],3)="kid","cerita anak",IIf(Left([kode buku],3)="sos","ilmu sosial","informatika")))))
Rumus untul total
Total: [jumlah]*[harga satuan]
jangan lupa untuk melihat hasil rumus yang di tulis click di View tyuz pilih Datasheet View.
Catatan:
Untuk membuat Query File Type, File Size, dan File Namenya harus sama.


Cara membuat rumus menghitung langsung dalam tabel database (calculated) dalam microsoft office Access dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut, yaitu:

1. Tetapkan Kolom untuk membuat rumus/formula untuk menampilkan hasil hitungan
2. Expand Combo box pada baris dan baris yang sudah ditetapkan untuk membuat formula
3. Pilih Calculate
4. Klick Banyaknya
5. Tekan tanda * pada angka delapan (8) pada keyboard

1. Klick Harga Satuan
2. Klick Ok
3. Simpan atau Ctrl S
4. Klick View yang berada dibagian kiri atas layar komputer/laptop untuk melihat hasilnya.

Hasil dari langkah-langkah yang dilakukan di atas akan tampak seperti gambar di bawah ini
 

Criteria di Dalam Query

Criteria (kriteria) digunakan untuk menyaring (filter) data sesuai yang kita inginkan. Sedangkan expression digunakan untuk membuat criteria, rumus, fungsi, dan operasi aritmatika lainnya yang dapat dibuat menggunakan kotak Expression Builder. Jadi criteria dan expression merupakan dua hal yang saling berhubungan, karena ketika membuat criteria, kita bisa menggunakan expression. Begitu juga kadangkala ketika membuat expression tertentu, kita akan memerlukan suatu criteria. Ketika kita masuk ke mode design view query, terlihat pada kotak paling bawah tulisan Criteria dan Or.

Jenis-jenis Criteria

Criteria didalam Query Access dapat dibagi menjadi 8 (delapan) jenis, diantaranya:

1.      Ranges of Values criteria, yaitu criteria yang menghasilkan record yang nilainya berada pada batasan tertentu. Ciri criteria jenis ini adalah menggunakan operator aritmatika didalamnya, yakni : >, <, >=, <=, <>, dan Between…And. Contoh:

Expression	Fungsi
> 234	Digunakan untuk field bertype number, akan menghasilkan record yang nilainya lebih besar dari 234.
< 1200.45	Digunakan untuk field bertype number, akan menghasilkan record yang nilainya lebih kecil dari 1200.45.
>= “Jakarta”	Digunakan untuk field bertype text, akan menghasilkan record yang nilainya lebih besar atau sama dengan text “Jakarta”.
Between #2/2/1999# And #12/1/1999#	Digunakan untuk field bertype tanggal, akan menghasilkan record yang tanggalnya diantara 2-Feb-1999 s/d 1-Dec-1999 (ANSI-89).
Between ‘2/2/1999′ And ’12/1/1999’	Digunakan untuk field bertype tanggal, akan menghasilkan record yang tanggalnya diantara 2-Feb-1999 s/d 1-Dec-1999 (ANSI-92)
<>10 * 2	Digunakan untuk field bertype number, akan menghasilkan record yang nilainya tidak sama dengan 20.

•         ANSI (American National Standards Institute), merupakan standard penulisan yang ditetapkan untuk mendefiniskan penulisan kode SQL. Terdapat dua standard ANSI yaitu ANSI-89 dan ANSI-92. Namun ANSI yang paling sering digunakan adalah ANSI-92. Microsoft Access telah banyak menambahkan feature-feature dan kode-kode SQL baru didalam ANSI standard tersebut, dan terkadang feature-fature dan kode-kode SQL baru ini hanya dapat dijalankan di query Microsoft Access (Jet database), tidak dapat dijalankan di SQL Server, namun sebagian besar sudah sama persis. Oleh karena itu bagi Anda yang sudah terbiasa bermain kode SQL di SQL Server dan lain-lain, mungkin akan merasa lebih mudah ketika bermain kode SQL di Access.
  

        Khusus penulisan tanggal secara langsung pada kode SQL, harus menganut system mm-dd-yy, yaitu bulan-tanggal-tahun.

2.      NOT criteria, yaitu criteria yang menghasilkan record dengan nilai yang bukan atau selain dari criteria yang ditentukan. Contoh:

Expression	Fungsi
Not “OPI”	Digunakan untuk field bertype text, akan menghasilkan record yang nilai didalamnya tidak terdapat text “OPI”.
Not 2	Digunakan untuk field bertype number, akan menghasilkan record yang nilainya selain 2.
Not T*	Digunakan untuk field bertype text, akan menghasilkan record yang nilainya tidak diawali dengan huruf “T” (ANSI-89), misalnya Tahu, Tempe, dan lain-lain.
Not T%	Digunakan untuk field bertype text, akan menghasilkan record yang nilainya tidak diawali dengan huruf “T” (ANSI-92), misalnya Tahu, Tempe, dan lain-lain.

3.      IN criteria, yaitu criteria yang menghasilkan record yang nilainya terdapat di salah satu criteria yang ditentukan. Contoh:

Expression	Fungsi
In(“IND”, “JPN”)	Digunakan untuk field bertype text, akan menghasilkan record yang nilainya sama dengan “IND” atau “JPN”.

4.      Text, partial, and matching values criteria. Yaitu criteria yang diaplikasikan khusus untuk data type text dan dapat digunakan untuk mencari sebagian atau keseluruhan data. Semua contoh dibawah ini memperlihatkan criteria yang digunakan hanya untuk field bertype text:

Expression	Fungsi
“JKT”	Akan menghasilkan record yang nilainya sama dengan text “JKT”.
“JKT” Or “BKS”	Akan menghasilkan record yang nilainya sama dengan “JKT” atau “BKS”.
>=”N”	Akan menghasilkan record yang nilainya lebih besar atau sama dengan “N”.
Like “S*”	Akan menghasilkan record yang nilainya diawali dengan huruf “S”, seperti Sofyan, Syamsudin, dan lain-lain (ANSI-89).
Like “S%”	Akan menghasilkan record yang nilainya diawali dengan text “S”, seperti Sofyan, Syamsudin, dan lain-lain (ANSI-92).

5.      Expression criteria, yaitu criteria yang menggunakan fungsi (function) didalamnya. Contoh:

Expression	Fungsi
Right([NamaField], 2) = “99”	Menambahkan expression berupa fungsi RIGHT pada criteria. RIGHT digunakan untuk mengambil text dari kanan sebanyak nilai karakter yang ditentukan (pada contoh ini 2 karakter). Menggunakan contoh criteria ini akan menghasilkan record yang nilai akhirnya (sebanyak 2 karakter) sama dengan text “99”
Len([NamaField]) > Val(30)	LEN digunakan untuk mengambil jumlah karakter pada suatu text. Contoh, LEN(“OPI”) = 3. Adapun VAL digunakan untuk mengconversi text menjadi number. contoh criteria ini akan menghasilkan record yang jumlah karakternya lebih besar dari 30 karakter.
Date()	Digunakan untuk field bertype tanggal, akan menghasilkan record yang nilainya sama dengan tanggal hari ini.

6.      IS NULL criteria, yaitu criteria yang digunakan untuk menghasilkan record berdasarkan ada tidaknya nilai pada field tersebut. Contoh:

Expression	Fungsi
Is Null	Akan menghasilkan record yang kosong, tanpa nilai sedikitpun (Null atau blank)
Is Not Null	Akan menghasilkan record yang tidak kosong (terdapat nilainya).
” “	Sama fungsinya dengan null. Criteria ini digunakan khusus untuk data type text kosong yang terdapat spasi.

7.      Boolean criteria, yaitu criteria yang digunakan khusus pada field dengan data type boolean (Yes/No). Ciri utama criteria jenis ini adalah menggunakan salah satu pasangan kata dari True atau False, -1 atau 0, dan Yes atau No didalam criterianya. Contoh:

Expression	Fungsi
-1	Akan menghasilkan record yang nilainya True atau Yes.
0	Akan menghasilkan record yang nilainya False atau No.

8.      Subquery criteria, yaitu criteria yang menggunakan kode SQL yang mengambil nilai criteria dari table atau query lainnya didalam criterianya. Contoh:

Expression	Fungsi
(SELECT [UnitPrice] FROM [Products] WHERE [ProductName] = “Aniseed Syrup”)	Akan menghasilkan record yang nilainya sama dengan field UnitPrice pada table Products, dimana UnitPrice yang diambil khusus untuk ProductName “Aniseed Syrup” saja.
> (SELECT AVG([UnitPrice]) FROM [Products])	Akan menghasilkan record yang nilainya lebih besar dari nilai rata-rata pada field UnitPrice table Products.
> ALL (SELECT [Salary] FROM [Employees] WHERE ([Title] LIKE “*Manager*”) OR ([Title] LIKE “*Vice President*”))	Akan menghasilkan record yang nilainya lebih besar dari seluruh nilai field Salary pada table Employees, dimana data salary yang diambil khusus untuk Title Manager dan Vice President saja.
> ALL (SELECT AVG([UnitPrice] * [Quantity]) FROM [Order Details])	Akan menghasilkan record yang nilainya lebih besar dari seluruh nilai rata-rata field UnitPrice dikali field Quantity pada table Order Details.

 

Fungsi Bagian-bagian pada Microsoft Access

1. Table digunakan untuk menyimpan data
2. Query digunakan untuk memanipulasi data 
3. Form digunakan untuk frontend aplikasi. Biasanya untuk menampilkan data, menambah data dll.
4. Report digunakan untuk membuat laporan 
5. Macro digunakan untuk melakukan satu atau beberapa fungsi.
6. Switchboard digunakan untuk membuat menu utama